Informazioni utili sulla lettera di sollecito di pagamento

La lettera di sollecito è uno strumento utile nelle mani del creditore per avviare un recupero crediti in via stragiudiziale, ovvero per provare ad accordarsi con il debitore in ritardo con il pagamento e arrivare a capo della questione bonariamente senza ricorrere a procedure più lunghe e potenzialmente onerose per entrambe le parti. Sapere come fare una lettera di sollecito di pagamento e a cosa prestare attenzione nella comunicazione con il debitore è importante per centrare l’obiettivo in tempi brevi.

Iter da seguire per il sollecito di pagamento

Iniziamo con il dire che per l’invio di una lettera di sollecito si può scegliere di fare ricorso o meno a un avvocato, e che in linea generale è preferibile, almeno al primo contatto, rivolgersi alla controparte personalmente e con toni cordiali, per approfondire circa i motivi di un ritardo che potrebbe essere involontario e causato da un semplice disguido. Modi aggressivi ed eccessiva pressione alla prima richiesta potrebbero infatti rendere complicato poter mantenere buoni rapporti per i tempi a venire.

Qualora il primo tentativo di sollecito non dovesse ottenere alcuna risposta o una risposta non definibile soddisfacente, è buona norma procedere con una seconda comunicazione che tendenzialmente avrà un’impostazione più risoluta. Si riserva in genere al secondo o al terzo sollecito esplicitare al debitore l’intenzione di procedere in sede giudiziale per ottenere quanto dovuto con l’aggiunta di eventuali interessi. In questa fase, farsi assistere da un avvocato per la redazione e l’invio della lettera di sollecito può avere un impatto di maggior sostanza e risultare più efficace. Giunti a questo punto si saranno evidentemente anche dilatati i tempi del ritardo del pagamento e si potrà chiaramente parlare di messa in mora del debitore. Ci si troverà in altre parole a un passo dall’avvio di una procedura di recupero crediti giudiziale. Benché sia possibile affidarsi a dei consulenti esperti nel recupero crediti per avere un supporto che semplifichi e velocizzi le diverse fasi di un’azione legale, l’obiettivo del creditore dovrebbe restare quello di ricorrere al Giudice solo qualora tutti gli altri tentativi di sollecito stragiudiziale siano rimasti privi di qualsivoglia riscontro.

Torniamo quindi alla questione iniziale riguardante la modalità di scrittura relativa alla lettera di sollecito di pagamento che possa risultare efficace e risolutiva, con qualche indicazione pratica in tal senso.

Come scrivere correttamente una lettera di sollecito di pagamento

Prima lettera di sollecito di pagamento

Per quanto riguarda la prima lettera di sollecito è consigliabile:

• non esitare a far presente al debitore che sono scaduti i termini per il pagamento. È legittimo e professionalmente corretto avere un quadro preciso delle scadenze e mostrare di avere cura che siano rispettate, intervenendo tempestivamente in caso contrario;
• comunicare al debitore in modo chiaro e preciso il motivo del sollecito, facendo riferimento al numero della fattura non pagata e/o alle tempistiche facenti parte dell’accordo. Più chiara sarà la richiesta, più facilmente il debitore potrà soddisfarla in tempi brevi, soprattutto se il ritardo è dovuto a un semplice malinteso, a un disguido o a una dimenticanza;
• indicare al debitore una scadenza precisa entro la quale ci si attende che il pagamento sia effettuato.

Nota: anche mettendo in conto la necessità di inviare a un debitore più di un sollecito al pagamento, non sempre è utile e a volte potrebbe risultare persino controproducente esplicitare che si tratta di un primo avviso. Ciò potrebbe verosimilmente indurre il debitore a ritenere che ne seguiranno altri e che sia possibile ulteriormente temporeggiare e rinviare l’adempimento prima che il ritardo comporti un aggiuntivo aggravio di spese.

Ulteriori comunicazioni di sollecito di pagamento

A partire dalla seconda lettera di sollecito e a maggior ragione in un’eventuale terza comunicazione, è bene specificare al debitore che il passo successivo comporterà l’intervento di avvocati e/o agenzie di recupero crediti con l’aggravio dei relativi costi di riscossione. Nella lettera di sollecito si potrà chiaramente anche fare riferimento alle spese legali e ad eventuali indennizzi che graverebbero sul debitore nell’eventualità di un’azione giudiziale.

I solleciti di pagamento possono essere inviati tramite posta raccomandata con ricevuta di ritorno, tramite PEC, oppure, qualora si opti per una prima comunicazione informale, tramite e-mail. Allorché i tentativi di sollecito dovessero fallire e si scelga consequenzialmente di procedere con una lettera di messa in mora, questa andrà necessariamente inviata tramite raccomandata A/R o PEC.